Profil, opis stanowisk pracy, portfel kompetencji pracowniczych i księga służb

Wymagania stanowiska pracy są podstawą do tworzenia profilu osobowościowego. W tym celu ustala się cechy kandydatów: te pożądane i te konieczne. Metodologia opisu poszczególnych profili w sposób empiryczny lub teoretyczny musi być rekruterom dobrze znana, a kolejność kryteriów właściwa. Opis stanowiska pracy tym różni się od profilu osobowościowego, bo dotyczy obowiązków i wymagań zawodowych, natomiast profil osobowościowy, zgodnie ze swą nazwą, określa cechy charakteru potencjalnego kandydata. Na potrzeby rekrutacji i selekcji definiuje się też kompetencje, których oczekujemy od kandydata, oraz przekłada się go na wskaźniki obserwowanych zachowań. Odpowiedni zespół buduje na tej podstawie portfel kompetencji pracowniczych, różny jak różne stanowiska wymagają kompetencji od pracownika.
Opis stanowisk pracy, profil osobowościowy, portfel kompetencji pracowniczych i księga służb ułatwia dobór personelu . Nadaje strukturze organizacyjnej przejrzystość, a co za tym idzie – efektywność. W organizacji już procedurującej swoje działania powinny być one powszechnie obowiązujące. Częsty opór kadry zarządzającej znika, gdy przekona się ona o korzyściach tego systemu . Przystępując więc do rekrutacji ma plan, zamówienia na rekrutację, który jest kontraktem między zlecającym a działem personalnym i wie jaki w danym przypadku sposób rekrutacji w chodzi w rachubę. Realnie patrząc, niemożliwe jest wykrycie i właściwą ocena wszystkich cech, które interesują przedsiębiorstwo. W miarę jednak systematycznej pracy nad doskonaleniem instrumentów planowania pracodawcy wyposażeni zostali w narzędzia do lustracji potrzeb personalnych.